自社の株を保有してくださっている株主様に向け、自社商品やサービスなどを贈る「株主優待」は、上場企業の約4割が実施していると言われています。おトク感があることから、個人投資家の投資の入り口にもなっており、株主優待の新設や廃止によって株価が動くケースもあるとか…。
しかし、もてなす側は大変です。総務部などの株主優待担当者様にとって、どなたにも喜ばれる商品やサービスの選定は難しいもの。日々の業務をこなしながらの発送業務などにも、頭を悩ませておられるのではないでしょうか。
この記事では、そんな株主優待にまつわる業務が劇的にラクになる、アウトソーシングのメリットについてご紹介します。
1.「株主総会」と「株主優待」は同時進行。株主優待業務だけでも、効率化しませんか。
株主優待は、株主総会の開催に合わせて優待品を発送する企業様がほとんどです。この2つの準備は、ほぼ同時進行になるでしょう。
しかし、株主総会の準備だけでも非常に大変です。ざっと考えただけでも、これだけの項目があるのですから…。
・株主様への招集通知
------対象となる株主様の取りまとめ、記載事項や添付書類の作成・送付
・当日の準備
------想定問答集やシナリオの作成、会場の確保としつらえ、質問状への対応、リハーサル
・株主総会後
------議事録の作成、決議通知書の作成・送付
株主総会は、企業にとっては年間における最重要イベントのひとつです。経営の方向性について意思決定やモニタリングを行う場であり、おいそれと簡略化することはできません。また機密性の高い内容となるため、自社内で対応せざるを得なくなります。
ならば、せめて株主優待業務の効率化を考えてみませんか。
株主優待は株主総会に比べ、効率化できるポイントがいくつもあります。次の章で、現状、負担につながっている課題を洗い出してみましょう。
2.ご担当者様の本音から見えてくる、株主優待の課題は大きく3つあります。
株主優待のご担当者様から、よく聞こえてくる声を整理してみると、課題は大きく3つのフェーズに分かれるようです。皆さんも、それぞれのフェーズで思い当たることがあるのではないでしょうか。
①商品選定
・自社株を保有してくださっている株主様でも、自社の商品やサービスそのものに魅力を感じているとは限らない。そのため「あまり興味がない」「利用する機会がない」と言われてしまう
・BtoB企業であるため、自社には一般のお客様向けの商品がない。イチから商品を選定する必要があり、いつも悩んでしまう
→ たくさんの商品の中から、喜ばれるものをすぐに探せたら…
②カタログづくり
・紙のカタログは制作に手間がかかり、ミスが許されない緊張感もある。かさばるので取り回しも悪い
・株の保有数に応じて、ランク分けしたカタログを作成するのが面倒
・ポイント制を導入している企業様であれば、そのポイント内でお選びいただけるようなシステムづくりも必要になる
→ デジタルカタログにできれば、もっとスマートなのに…
③発送・問い合わせ対応
・メーカーからの仕入れや在庫管理が煩雑。保管スペースも場所を取る
・株主様の個人情報データとハガキを照合するだけでも、かなりの時間がかかってしまう
・返品対応や問い合わせ対応が多く、そこだけに人員を充てられない
→ 倉庫業務やコールセンター業務はプロに任せたい…
これらの課題を、通常の業務をこなしながら、また株主総会の準備とも並行しながら解決していくのは不可能に思えてきます。仮にアナログなやり方で続けていっても、業務は効率化されないまま、担当者が変われば引き継ぎも大変になるでしょう。
でも、ここでいかにきめ細かく対応し、継続的に株主様の満足度を高めていくかが、企業イメージを左右するのも事実。一体どうすればいいのか、そのカギは「アウトソーシング」にあります。
3.アウトソーシングすれば、すべて解決。業務の効率化にとどまらないメリットが！
アメリカで誕生したと言われる「アウトソーシング」の概念は、日本では1990年代ごろから徐々に規模が拡大しました。近年は「働き方改革」の推進もあり、再び積極的に利用されているようです。
アウトソーシングといえば、ITインフラの管理や経理代行などのイメージがあるかもしれませんが、「株主優待」の業務もアウトソーシングが可能です。しかも「丸ごと」アウトソーシングできるため、先に挙げた3つの課題をすべて解決することができるのです！
とくに、株主優待のご担当者様におすすめしたいのは、ギフトパッドの「3X’s ticket（サンクスチケット）」というサービスです。主に以下のような特長があります。
＜3X’s ticketとは？＞
●メールやカード、チケットで手軽に贈れる株主優待の新しいカタチ
● 食品、雑貨など多彩なカテゴリーで7万点以上の商品をご用意
● 自由に商品を組み合わせ、WEBで貴社のオリジナルカタログを作成可能
● 株の保有数に応じたカタログのランク分けや、ポイント制度の反映も可能
● 優待品はメーカーから株主様へ直接発送
※優待実施企業様の商品を掲載することも可能。発送業務は別途調整。
● お問い合わせ対応などもオペレーターが代行
つまり、劇的に株主優待業務がラクになるということ！
さらに3X’s ticketなら、サービスを利用された株主様からのアンケートが取得でき、次年度の提案に活かすことが可能。従来のハガキによるアンケートに比べてレスポンス率が高く、自社商品やサービスの改善にもつながります。
実際に、3X’s ticketをご利用になった企業様の声を一部ご紹介しましょう。
「発送後の株主様からの問い合わせ対応などもほぼなくなり、業務が効率化されました。また、好まれる商品の傾向や利用率など、紙カタログでは不明だったことを確認でき、アンケート機能を使って株主様の意向を知ることもできるので助かっています」（メーカー／A社様）
「以前は、株主優待システムの運営とコールセンター業務を別々に委託していたため、情報の橋渡し役を当社が担っており非効率でした。ギフトパッドに一元化することで運営コストが下がったうえ、何事にもフレキシブルに対応いただけているので満足しています」（IT系会社／B社様）
「株主優待にまつわるすべての対応をお任せ。優待内容も単なるカタログギフトではなく、自社取扱商品を利用したオリジナルギフトが作成できます。WEBでの申し込みだけでなく、電話や郵送、FAX等に対応できる点も安心しました」（商社／C社様）
「3X’s ticket導入前は、優待申し込みハガキの内容の集計やデータ化に時間がかかっていました。今はその時間を大幅に短縮でき、人的コストも削減。株主様にも、WEBで簡単にお申し込みいただけるようになりました。担当の方の対応も常に迅速です」（メーカー／D社様）
おわかりいただけましたか？ 株主優待のアウトソーシングには、業務の効率化にとどまらないメリットがたくさんあるのです。この機会に、貴社も検討されてみてはいかがでしょうか。
4.さいごに
株主様への感謝の気持ちを示せるだけでなく、広告宣伝活動の一環にもなる、世界でもめずらしい株主優待制度。決しておろそかにせず、着実に自社のファンを増やしていきたいものですね。
業務を効率化し、本来の業務や株主総会の準備に集中するためにも、ぜひアウトソーシングをご活用ください。
